מה חשוב לדעת לפני פגישת משא ומתן
לקראת ביקור אצל הנשיא: מה חשוב לדעת לפני פגישת מו”מ?
ביקור מוצלח, פגישה טובה, כנס לקוחות מושקע, משא ומתן שמסתיים בהצלחה או פרזנטציה שבסופה נגרפות מחמאות, מכילים מאחוריהם הרבה הכנה ו"שעות מעבדה". אנשים המסתכלים מהצד רואים רק את התוצאות וההצלחות, אבל אינם רואים בהכרח את "שעות המעבדה". הגיע הזמן לחשוף את "מאחורי הקלעים"
השף ארז שטרן ועו”ד יניב זייד – מי שמכונה "דוקטור שכנוע" – מומחה בינלאומי לשכנוע, מביאים לכם את חמשת הכללים החשובים ביותר לפגישת עבודה מוצלחת – הן פוליטית, הן מדינית, הן מקצועית והן עסקית.
בפברואר 2017, טס אז ראש הממשלה – מר בנימין נתניהו – לוושינגטון הבירה בכדי לפגוש את נשיא ארצות הברית החדש דונאלד טראמפ, שנכנס לבית הלבן רק כחודש לפני.
עוד לפני שהספיקו נתניהו וטאמפ לשבת לפגישת הכרות יסודית ומעמיקה כדי לדון וללבן סוגיות שונות מבחינות פוליטיות ומדיניות שעל הפרק, הם פצחו דווקא במסיבת עיתונאים. כל בר דעת המכיר את מר נתניהו וגחמותיו ראה את האושר ואת ההתמוגגות על פניו של ראש הממשלה בזמן מסיבת העיתונאים. אין ספק שזו הייתה מסיבת עיתונאים בה נשפכו שפע של מחמאות, מילות הוקרה, עידוד ופירגונים לכל עבר. לרגע היה אפשר לחשוב כי מדובר בסיפור אהבה ממבט ראשון או על היכרות ארוכת שנים בין השניים.
אך האמת היא שגם אם השניים מכירים אחד את השני – שנים רבות (כפי שהנשיא טראמפ בעצמו ציין), ההערכות של שני הצדדים לפני מסיבת העיתונאים הייתה גדולה ומאומצת.
אתם בטח שואלים כמה “גדולה ומאומצת”?
אז התשובה היא, שצוותי עבודה מהצד הישראלי עשו שני סבבי ביקור בבירה האמריקאית לפני המפגש. בראש הצוות הישראלי עמדו שלושה אישים הנחשבים למקורבים ולמיוחסים במעגלים הקרובים לראש הממשלה, וכאלה העוסקים בעבודת מטה כדי להכין את ביקורו של ראש הממשלה לביקור שכזה. מדובר היה בעו”ד יצחק מולכו (מי שהיה נציגו של ראש הממשלה והממונה על המשא ומתן עם הפלסטינאים), בראש המוסד יוסי כהן, ובסגנית ראש המל”ל האחראית על אגף לביקורים וקשרי חוץ (במטה לביטחון לאומי).
האחריות על ביקורי ראשי ממשלה בחו"ל, כוללת תכנון, גיבוש לו"ז הביקור, קביעת מיקומי לינה לכלל המשלחת המתלווה לראש הממשלה, טיפול בנושא רכבים ושיירות, ליווי אנשי תקשורת ועוד. ראש האגף במל”ל (ולפעמים ראש הסגל במשרד ראש הממשלה או ראש הטקס/הפרוטוקול הישראלי) יוצא כחלק ממשלחת מקדימה למדינת היעד ומקיים ישיבות הכנה מול השגרירות הישראלית הרלוונטית, מנהל פגישות עם בכירי משרדי רה”מ והחוץ, נפגש עם ראשי פרוטוקול המקומיים, אנשי אבטחת אישים, ראשי ארגוני מודיעין ועוד.
כלומר, במהלך הביקורים המקדימים הללו לובנו רוב הדברים (אם לא כולם) על מה מדברים (על ההסכמות) ואיזה נושאים מדיניים ופוליטיים לא מזכירים. גם תיזמון מסיבת העיתונאים מסונכרן למהדורות החדשות המרכזית של רשתות הטלויזיה הישראליות - זוהי "ג’סטה" אמריקאית הניתנת לראשי ממשלה ישראלים, בכדי למלא את משבצת השידור ותשומת הלב העיקרית בסדר היום הלאומי בישראל ואמצעי התקשורת המשמשים כשופרי יחסי ציבור איזורי. זאת במיוחד לאור העובדה כי לכל אחד מן הצדדים בפגישה מדינית חשובה שכזו עומדים על הדוכן שני פוליטיקאים שכל אחד מהם יש מספיק בעיות מבית כדי שלא להזיז את השטיח שעליו עומד האחר, ולא לגרום לו (חלילה) לאבד שליטה. אלא להיפך….למנף את מפגש הפסגה למפגן כוח של אינטרסים, לצורכיהם של שני הצדדים.
אם גם אתם מתכננים פגישה עם לקוח / ספק / קולגה חשוב, מארגנים אירוע גדול, עומדים לקראת הרצאה או פרזנטציה חשובה, או מנהלים משאים ומתנים חשובים, הנה מספר כללים כדי שפגישה ומשא ומתן שכאלו יצליחו. הכללים הללו נכונים גם בעולם הפוליטי אך גם בעולם העסקי. אז נכון שאין פה מדע מדוייק כמו הוורסייה של ייסאו טומיטה לסימפונייה ה-5 של פרוקופייף וגם אילנית יודעת לשיר על פלואידיות של שיר בארבע בתים.
אז נתחיל בכלל הפוליטי הראשון המחייב הדדיות. למרות חוסר השיוויון בגודל ובהשפעה המדינית / כלכלית / פוליטית בין שתי האומות, ניתנת לעיתונאים אפשרות לשאול שאלות את שני הפוליטיקאים והאפשרות לתגובה של שניהם. "קוד לבוש" יכול להיות אף הוא אחד המפתחות לתקינות פוליטית, לשיוויון ולהדדיות בפגישת פסגה. הרי לא נראה מפגש דומה בו אחד ילבש חליפה עיסקית עם עניבה והאחר פפיון וטוקסידו.
בהיבט עיסקי, בדיוק כמו שאתם מתקשרים לספק שירות (בין אם מדובר במפיק, במרצה, בשף פרטי וכו’) ורוצים לשאול שאלות של דיוק ההתאמה והעלויות (אנחנו כמובן ממליצים להקפיד ולעשות שיעורי בית לגבי יכולותיו והתאמתו של נותן השירות לצורכיכם דרך דף השאלות הנפוצות באתר אינטרנט, למשל. כל זאת לפני השיחה), פנו מחשבה לכך שגם לספק יהיו מספר שאלות אליכם. בעזרת השאלות המקדימות הללו שישאל אתכם הספק, הוא רוצה לוודא שהוא באמת יכול להציע לכם משירותיו והוא הפיתרון המתאים והמדויק ביותר עבורכם (לדוגמה, בדיקת זמינות תאריך היעד של האירוע, כמו גם כמות מוזמנים ומיהו קהל היעד של המגיעים לאירוע המיועד).
כלל שני הוא עקרון אי ההפתעה הן של נשיא מכהן והן של אורחו, בעת מסיבת עיתונאים. עיקרון זה משמעו שאת כל שיעורי הבית עושים ומכינים מבעוד מועד, כלומר לפני הביקור עצמו. גם לנשיא וגם לראש הממשלה יש (כל אחד בנפרד) את צוות היועצים ואת המל”ל שלו המקפידים להתכונן ולעדכן את ראש הממשלה והנשיא לפני מפגשים שכאלה מבעוד מועד. לכן בעזרת השיחות והביקורים המקדימים הללו שנעשים לפני הביקור - כל מה שנותר הוא לדבר על ההסכמות בזמן מסיבת העיתונאים.
בצד העסקי, כל צד במו"מ צריך וחייב לעשות שעורי בית (בסטודיו שף - ארז שטרן תוכלו לבדוק איך זה עובד אצלנו). לצד של הלקוח מומלץ להגדיר ולהבהיר תחילה את גבולות הגזרה שלו: הן מבחינת סוג המוצר המועדף עליו. הן מבחינת כמות מוזמנים/אורחים. הן מבחינה תקציבית (מהו תווך התקציב שהלקוח חושב שהוא מעוניין להוציא על אירוע מהסוג שעליו חשב) והן מבחינת תיזמון (יום ושעות מתי לצרוך את המוצר/השירות). כשלקוח בא מוכן לשיחת מכירה מול הספק, הרבה יותר קל לספק להתאים לו את מוצריו השונים ולבנות ללקוח מענה הוליסטי ורלוונטי על פי מידותיו, על פי צרכיו ועל פי דרישותיו של הלקוח.
לא פעם לקוחות מתקשרים ומראים נכונות לגמישות מצידם באשר לכמות המוזמנים או לגבי תאריך (זה מראה שהלקוח – יחסית פתוח לניצול הזדמנויות). ויחד עם זאת, אותם לקוחות משתמשים בגמישות שכזו, יותר לצורכי מילוט ואי מחוייבות כלפי הספק (לא חשבתי כמה אני מוכן להוציא על האירוע). לכן, חשובה כאן הכנת שעורי בית מצד הלקוח עוד לפני השיחה הראשונה לגבי צרכיו, יכולותיו הכלכליים וגבולות הגזרה שלו.
ב”אי הפתעה” הכוונה גם: אל תבקשו מהספק דברים שאינו עושה או אינו יכול לנפק (הרי לא תבקשו מאינסטלטור שהזמנתם להתחיל לשמרטף על הילד שלכם). אל תצפו שיציע לכם מוצר שאינו בארסנל המוצרים שלו. מן הצד השני, על הספק להציג בשקיפות את שירותיו השונים ובהמשך השיחה לנפק הצעת מחיר מסודרת ומפורטת מה כולל השירות, זמני הגעה, וכל הפרטים הקטנים שעושים את ההצעה לנוחה לשימוש ואטרקטיבית למימוש עבור הלקוח.
אם יש הסכמות על הצעת המחיר שנשלחה, אפשר לעבור לשלב הביקור/הפגישה אישית (כמו מסיבת העיתונאים אצל הפוליטיקאים, זוכרים?).
כלל שלישי, שאין מלבינים את פניו של האחר ברבים (גם אם יש אי הסכמות בחדרי חדרים). שני המדינאים מבינים כי עיקר ההזדמנות לשני הצדדים היא להראות ולהוכיח פתיחות, ידידות, היכרות, יחסים טובים ומהודקים ועל הידברות בגובה העיניים בין שני מנהיגים. בעגה העיתונאית, מדובר על “פוטו-אופ” (הזדמנות צילום), ולכן לשיטתם של האמריקאים (המכתיבים הן את לוח הזמנים והן את סדר היום) הצילומים חייבים להיות שופעי חיוכים ומלאי חיוניות. כאשר לכל אחד מן המנהיגים זוהי פלטפורמה לגיטימית לקטוף (כל אחד בגיזרתו) את הפירות הפוליטיים והאלקטורטיים הרלוונטים (לנשיא בהקשר של הקול היהודי בארה”ב, ולראש הממשלה-קירבה ויחסים הדוקים עם ראש הממשל האמריקאי והוכחת גודל ועומק הגב הפוליטי-מדיני שהוא מקבל מן הממשל האמריקאי המיועד עבור מצביעיו בארץ והן בטחונית כלפי אויבינו בסביבה).
ובהקשר העיסקי: ראשית, לא מאחרים לפגישה (ואם כן, אז מודיעים כמה שיותר מראש), לכן הגיעו בזמן (בדיוק כמו ראש הממשלה החושב על הדיווחים הישירים במהדורות החדשות שמתחילות תמיד בזמן). אל תזלזלו ואל תבזבזו את זמנו של האחר. אל תבואו לפגישה בידיעה שאתם הולכים “לפוצץ” אותה (כדי להוכיח לצד האחר משהו). הרי אתם באים לעשות עסקים ולסגור עיסקה עם ספק, אז אין מה לפשפש לו בציציות. אם הצעת המחיר שלו הוגנת ונותרו מספר שאלות לבדיקה אחרונה עד להגעה לעמק השווה – עשו זאת בדרך מכבדת ונעימה.
נסו לוודא שאישיותו הלבבית והנעימה של הספק (ממנה יכולתם להתרשם גם בשיחות המקדימות לפגישה), אכן באה לידיי ביטוי גם בפגישה עצמה, ואתם "מתחברים" אליו גם במובן של הכרות אישית פרונטלית. על הספק מצידו להיות משוחרר ונעים הליכות כמו גם להשרות אווירה נעימה ונינוחה בעת הפגישה האישת עם הלקוח כדי שזה האחרון - ירגיש כי הספק ממשיך את הקו שהתחיל בשיחות הקודמות לפגישה. כמו הספק, גם הלקוח אינו כליל השלמות. לכן, אין להעיר לו על חסרונותיו. כך, כל אחד מן הנפגשים ישים את מירב תשומת הלב על איכויותיו של האחר ואיך אפשר לקדם את העיסקה עליה התחילו לשוחח בטלפון. אם נקודת ההכרעה מבחינת היתכנות העיסקה היא בזמן הפגישה….אל תמתחו ותמשכו את ההכרעה עוד יום ועוד יומיים. כבדו את הדד-ליין שניתן לכם על ידי הספק.
כלל רביעי אומר שאין מתערבים בפוליטיקה פנימית של אף צד, גם ולמרות שמודיעין מקדים על סקנדלים פנימיים יכול לעזור למי מן הצדדים בטווח הקצר, אך עלול להזיק למערכת היחסים בטווח הארוך ולהפיק מירמור לשני הצדדים.
ובצד העסקי: אם הלקוח חצוי בין מחלקת הרווחה המעוניינת בעיסקה אך מח' חשבונות או מח' רכש מתעקשת בהורדת עלויות, אסור לספק להתערב! אלא אם מדובר ברצון להציע הצעת מחיר משופרת, כדי לזכות בעיסקה עם הלקוח. כדי למנוע אי נעימות, במקרים בהם נימוק העלויות ידוע מראש בצד הלקוח, עדיף להזהיר וליידע מראש את הספק שהעיסקה כפופה לאישור המחלקה הכלכלית בעסק כדי להתקדם, כאשר עדיף כי התקציב המוסכם על שתי המחלקות יהיה ידוע לספק מראש. במקרה כזה הספק יכול להתאים בצורה מיטבית את הצעתו לתקציב שהוגדר לו מראש, ומקסימום (בטוב ליבו) לשדרג במשהו את ההצעה כדי שתהיה אטרקטיבית באמת.
כלל חמישי שמירה על דיסקרטיות לא יוצאים מן הפגישה עם הנשיא ומתחילים לספר לכל החבר’ה "איך היה? ומה נאמר?". אחרת אתה הופך ל"פרסונה-נון-גראטה" (אישיות בלתי רצויה) בממשל (ויעיד על כך יותר מכולם שר הביטחון ז”ל פואד בן אליעזר בממשלת אריאל שרון שהדליף לעיתונאים אמירה מצד הנשיא בוש שלא היה צריך לומר באותו מעמד). גם אם זה נעשה בתום לב ובטעות, זה מכעיס מאוד את האמריקאים.
בצד העיסקי: כל ספק חייב להבטיח ולממש את פרטיותם של לקוחותיו (אלא אם אישרו לו במפורש שהוא יכול להציף את שמם ברבים). זה אחד הנכסים האדירים בעת בניית המוניטין העיסקי של כל עסק ובמיוחד אם מדובר על ספק שירות. אך מצד שני, אל ללקוח מצידו להזמין לקוחות, חברים ומשפחה ולספר תוך התרברבות בפני כולם, כיצד "דפק" את הספק והוריד אותו במחיר שאף אחד אחר - לא יוכל לקבל.
עכשיו כשגילינו לכם את כל "הטריקים והשטיקים" לעשיית עיסקה טובה ויש לכם אירוע מתקרב אך אתם עדיין לא יודעים איך לתמחר שף פרטי? כנסו למאמר ותגלו כי השף ארז שטרן יותר מיישמח לעמוד לרשותכם בכל שאלה או צורך בנוגע לאירוח אירוע פרטי או עיסקי. לכן, התקשרו עכשיו 050-5852785. לרשותכם חנות המשלוחים שלנו כדי לגלות את עולם האוכל המוכן ששקדנו לבחור ממש בפינצטה, לצורך אירועי הרמת כוסית עם מגשי אירוח.
Thank you for rating this article.
